Como organizar seus arquivos

Hoje vamos falar de um assunto que pode parecer óbvio, mas que é muito importante, sobretudo para o tradutor iniciante que ainda não tem muita experiência: a importância de organizar adequadamente sua estrutura de arquivos e pastas.

Imaginemos um tradutor que tenha uma média de cinco clientes assíduos que enviem uns dez documentos por mês cada. Num mês teremos 50 documentos; num ano, 600; em dois, 1.200; e assim por diante. Agora imagine que nesse meio tempo você conquiste novos clientes, novos pedidos, e num belo dia alguém lhe peça a tradução de um contrato de prestação de serviços muito semelhante àquela que você fez no início do ano passado, mas que você não faz a mínima ideia de onde salvou, se é que ainda conserva esse documento.

Nessas horas a organização dos trabalhos em estrutura de arquivos e pastas é fundamental. Existem inúmeras maneiras de organizar e nomear seus arquivos, o principal é seguir um padrão que permita localizar seus documentos da maneira mais ágil possível e habituar-se a seguir o mesmo procedimento em cada novo trabalho.

Vou mostrar como exemplo a estrutura que uso, organizada basicamente em Empresas > Anos > Meses > Ordens de serviço (Projetos). É claro que cada tradutor pode e deve montar sua própria estrutura da forma que melhor lhe convenha, mas para quem não sabe como começar, este modelo pode ajudar:

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No meu caso, tenho uma pasta chamada “Tradução”, subdividida em “Empresas”; onde cada pasta se subdivide em “Anos”; cada ano, em “Meses”; cada mês em “Ordens de Serviço”, e finalmente, cada ordem de serviço em “Original” e “Tradução” e, em ocasiões, a pasta “Material de apoio”, em que guardo instruções, modelos, etc.

Na pasta de cada empresa também tenho algumas subpastas, como, por exemplo, “Notas Fiscais”, que, por sua vez, é organizada em anos > meses, e a pasta “Documentos”, em que guardo, por exemplo, o contrato de confidencialidade, as tabelas de controle de pagamentos, o teste de admissão, etc. Os glossários, eu salvo à parte, numa pasta chamada “Glossários” e organizada por temas ou clientes, conforme a conveniência.

Quando recebo um documento, sigo sempre o mesmo procedimento:

1. Baixo o arquivo, abro-o e verifico o número de palavras.
2. Confirmo o recebimento respondendo no mesmo e-mail.
3. Salvo o documento em sua respectiva pasta (Traduções > Empresa > Ano > Mês > OS > Original).
4. Uma vez que salvei o original, seleciono todo o texto (Ctrl+T) e aplico o idioma de revisão, por exemplo, “Espanhol internacional”, e salvo o documento na respectiva pasta (Traduções > Empresa > Ano > Mês > OS > Tradução).
5. Aplico um zoom confortável, 140%, por exemplo, e começo a traduzir sobrescrevendo o texto, assim não corro o risco de deixar nada para trás.
6. Passo o revisor automático e releio minuciosamente a tradução.
7. Envio o documento traduzido e peço a confirmação do recebimento.
8. Anoto os detalhes do trabalho (nome do documento, data de entrega, número de palavras, valor) em minhas tabelas de controle, tenho uma para cada empresa.

Cinco regras de ouro para organizar seus arquivos:

1. Conserve sempre a versão original intacta do documento.

Pode ocorrer, por exemplo, que o original tenha passado por várias revisões ou alterações antes de chegar a suas mãos, e que você tenha recebido a versão errada. Suponhamos que alguém lhe cobre “está faltando a tabela do slide 32”, você poderá provar que o documento que você recebeu (e salvou intacto) não tinha essa tabela. Além disso, você precisará das duas versões (original e tradução) para criar seus glossários e também como fonte de consulta futura.

2. Não renomeie os documentos, a menos que você receba instrução em sentido contrário.

Imagine que o cliente não entende a língua para a qual você traduz, nesse caso, a única referência dele será o nome do arquivo no idioma original. Então, se o projeto tem 10 arquivos e você traduziu o nome de todos, ele perderá esse referencial.

3. Padronize sua estrutura e siga-a rigorosamente, faça disso um hábito.

Não faz diferença se o texto tem somente 200 palavras, siga o mesmo padrão para todos os projetos, habitue-se a aplicar sempre o mesmo procedimento, a organização e a rotina são fundamentais em nosso trabalho.

4. Utilize nomes autoexplicativos.

É muito importante usar nomes autoexplicativos para as pastas que contém os arquivos, para que você possa localizá-los facilmente no futuro. Imaginemos que você tenha que localizar o contrato de prestação de serviços ao qual nos referimos no início. O número da ordem de serviço, OS-2027, certamente não ajudará a localizar o arquivo, mas sim OS_2027_contrato_de_prestacao_de_servico (evite usar caracteres especiais e separe as palavras com sublinhado para evitar incompatibilidades com outras plataformas). Lembre-se de que estamos referindo-nos aos nomes das pastas, pois o nome dos arquivos deve ser mantido tal como no original.

5. Crie cópias de segurança.

De nada adianta organizar seus arquivos religiosamente durante dez anos se você não criar cópias de segurança. Faça disso também um hábito.